Hepimiz bir noktada bir başkasının yazdığı bir mektuba geri bildirim verme durumunda kalmışızdır. Belki bir iş arkadaşınızın sunumunu kontrol ediyorsunuz, belki de bir arkadaşınızın üniversite başvuru mektubunu okuyorsunuz. Ne olursa olsun, geri bildirim vermek hem bir sanat hem de bir bilimdir. İyi geri bildirim, mektubu yazan kişiye yardımcı olurken, kötü geri bildirim moralini bozabilir ve hatta sonuçları daha da kötüleştirebilir. Bu yazıda, etkili geri bildirim vermenin inceliklerini, yapılması ve yapılmaması gerekenleri ve mektubu daha da güçlendirecek pratik önerileri ele alacağız.
Neden Geri Bildirim Önemli?
Geri bildirim, bir yazının kusurlarını ortaya çıkarmanın ve iyileştirmenin en etkili yollarından biridir. Bir yazar, kendi yazdığı metne o kadar yakın olabilir ki, hataları veya eksiklikleri fark etmekte zorlanabilir. İşte bu noktada, dışarıdan bir gözün objektif değerlendirmesi devreye girer. İyi bir geri bildirim, yazarın kör noktalarını görmesine, anlatımını güçlendirmesine ve amacına daha etkili bir şekilde ulaşmasına yardımcı olur.
Geri Bildirim Vermeye Başlamadan Önce Kendinize Sormanız Gerekenler
Geri bildirim vermeye başlamadan önce, kendinize sormanız gereken birkaç önemli soru vardır. Bu sorular, geri bildiriminizi daha odaklı ve etkili hale getirecektir:
- Bu mektubun amacı ne? Mektubun neyi başarması gerekiyor? (Örneğin, bir işe başvurmak, bir özür dilemek, bir teklifte bulunmak, bilgi istemek vb.)
- Hedef kitle kim? Mektup kime yazılıyor? Hedef kitlenin beklentileri ve ihtiyaçları nelerdir?
- Yazarın niyeti ne? Yazar ne anlatmak istiyor? Mektup, yazarın niyetini doğru bir şekilde yansıtıyor mu?
- Benim bu konudaki bilgi ve deneyimim ne kadar? Geri bildirim vermek için yeterli bilgiye sahip miyim?
Bu sorulara cevap verdikten sonra, geri bildirim sürecine daha bilinçli bir şekilde yaklaşabilirsiniz.
Geri Bildirimin Temel Taşları: Olumlu, Yapıcı, Spesifik
Geri bildirim verirken, üç temel ilkeyi aklınızda bulundurun: Olumlu, Yapıcı, Spesifik.
- Olumlu: Her zaman olumlu bir başlangıç yapın. Mektubun güçlü yönlerini vurgulayın. Yazarın neyi iyi yaptığını belirtmek, geri bildirime daha açık olmasını sağlar.
- Yapıcı: Eleştirilerinizi yapıcı bir şekilde sunun. Sadece sorunları işaret etmek yerine, çözüm önerileri sunun. Nasıl daha iyi olabileceğine dair somut tavsiyelerde bulunun.
- Spesifik: Genel ifadelerden kaçının. “Bu iyi değil” veya “Bu çok karmaşık” gibi belirsiz eleştiriler yerine, “Bu paragrafın akışı bozuk” veya “Bu cümle çok uzun ve anlaşılması zor” gibi spesifik eleştirilerde bulunun.
Mektubun Farklı Alanlarına Odaklanmak: İçerik, Yapı, Ton
Geri bildirim verirken, mektubun farklı alanlarına odaklanmak önemlidir:
- İçerik:
- Mektuptaki bilgiler doğru ve güncel mi?
- Mektup, amacına uygun mu?
- Mektupta eksik bir şey var mı?
- Mektup, hedef kitlenin beklentilerini karşılıyor mu?
- Argümanlar mantıklı ve destekleyici kanıtlarla destekleniyor mu?
- Yapı:
- Mektubun yapısı mantıklı ve düzenli mi?
- Paragraflar arasında akış var mı?
- Giriş, gelişme ve sonuç kısımları dengeli mi?
- Geçiş kelimeleri ve ifadeleri etkili bir şekilde kullanılıyor mu?
- Ton:
- Mektubun tonu uygun mu? (Resmi, gayri resmi, samimi, profesyonel vb.)
- Ton, hedef kitleye uygun mu?
- Mektup, yazarın niyetini doğru bir şekilde yansıtıyor mu?
- Mektupta alaycı, saldırgan veya kırıcı bir dil kullanılıyor mu?
Pratik Öneriler ve İpuçları: Geri Bildirimi Daha Etkili Hale Getirmek
Geri bildirimi daha etkili hale getirmek için aşağıdaki pratik önerileri ve ipuçlarını kullanabilirsiniz:
- Mektubu dikkatlice okuyun: Geri bildirim vermeden önce, mektubu baştan sona dikkatlice okuyun. Mektubun amacını, hedef kitlesini ve yazarın niyetini anlamaya çalışın.
- Not alın: Okurken, aklınıza gelen tüm düşünceleri ve eleştirileri not alın. Bu notlar, geri bildiriminizi daha organize ve kapsamlı hale getirecektir.
- Örnekler verin: Eleştirilerinizi desteklemek için somut örnekler verin. Örneğin, “Bu cümle çok uzun ve anlaşılması zor” demek yerine, “Bu cümleyi ikiye bölerek daha anlaşılır hale getirebilirsiniz: [Orijinal Cümle] yerine [Önerilen Cümle 1] ve [Önerilen Cümle 2]” diyebilirsiniz.
- “Ben” dilini kullanın: Eleştirilerinizi kişisel görüşleriniz olarak sunun. “Bence bu daha iyi olur” veya “Ben bu şekilde anladım” gibi ifadeler kullanarak, yazarın savunmaya geçmesini engelleyebilirsiniz.
- Soru sorun: Yazarın niyetini anlamadığınız veya emin olmadığınız durumlarda, soru sormaktan çekinmeyin. “Burada ne demek istedin?” veya “Bu konuyu neden ele aldın?” gibi sorular sorarak, geri bildiriminizi daha odaklı hale getirebilirsiniz.
- Nazik olun: Geri bildirim verirken her zaman nazik ve saygılı olun. Unutmayın, amacınız yazarın gelişmesine yardımcı olmak. Kırıcı veya aşağılayıcı bir dil kullanmaktan kaçının.
- Önceliklendirin: Tüm eleştirilerinizi aynı anda sunmak yerine, en önemli konulara odaklanın. Yazarın öncelikle hangi alanlarda gelişmesi gerektiğine karar verin ve geri bildiriminizi bu alanlara yoğunlaştırın.
- Geri bildirimi yazılı olarak verin: Yazılı geri bildirim, yazarın geri bildirimi tekrar tekrar okuyabilmesini ve üzerinde düşünebilmesini sağlar. Ayrıca, yazılı geri bildirim, geri bildirimin daha net ve tutarlı olmasını sağlar.
- Yüz yüze görüşün: Yazılı geri bildirime ek olarak, yazarla yüz yüze görüşmek de faydalı olabilir. Yüz yüze görüşme, yazarın sorularını sormasına ve geri bildirimi daha iyi anlamasına olanak tanır.
- Takip edin: Geri bildirim verdikten sonra, yazarın ilerlemesini takip edin. Mektubu tekrar okuyun ve yazarın geri bildiriminizi ne kadar dikkate aldığını değerlendirin.
Yapılmaması Gerekenler: Tuzaklardan Kaçınmak
Geri bildirim verirken kaçınmanız gereken bazı tuzaklar şunlardır:
- Kişisel saldırılardan kaçının: Yazarın kişiliğine veya yeteneklerine yönelik eleştirilerde bulunmayın. Sadece metne odaklanın.
- Aşırı eleştirel olmayın: Her şeyde kusur bulmaya çalışmayın. Mektubun güçlü yönlerini de takdir edin.
- Aşırı genel olmayın: Belirsiz eleştirilerden kaçının. Her zaman spesifik ve somut olun.
- Dikte etmeyin: Yazarın ne yapması gerektiğini söylemek yerine, önerilerde bulunun. Karar yazarın olmalıdır.
- Acele etmeyin: Geri bildirim vermek için yeterli zaman ayırın. Mektubu dikkatlice okuyun ve üzerinde düşünün.
- Empati kurmayı unutmayın: Yazarın yerine kendinizi koyun. Mektubu onun bakış açısıyla değerlendirmeye çalışın.
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
- Geri bildirim verirken nereden başlamalıyım?
- Öncelikle mektubun genel amacını ve hedef kitlesini anlamaya çalışın. Ardından, güçlü yönlerini ve geliştirilmesi gereken alanları belirleyin.
- Eleştirilerimi nasıl yapıcı hale getirebilirim?
- Sadece sorunları işaret etmek yerine, çözüm önerileri sunun. Nasıl daha iyi olabileceğine dair somut tavsiyelerde bulunun.
- Geri bildirimde bulunurken ne kadar dürüst olmalıyım?
- Dürüst olun ama nazik olun. Eleştirilerinizi yapıcı bir şekilde sunun ve yazarın duygularını incitmekten kaçının.
Sonuç
Etkili geri bildirim, bir mektubu sıradandan mükemmele taşıyabilir. Olumlu, yapıcı ve spesifik geri bildirim ilkelerini takip ederek ve pratik önerileri kullanarak, yazarın potansiyelini ortaya çıkarmasına yardımcı olabilirsiniz. Unutmayın, iyi geri bildirim sadece bir eleştiri değil, aynı zamanda bir destek ve teşviktir.
